LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN TIỀN
LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Đặc điểm, vai trò, vị trí của
tiền lương và các khoản trích theo tiền lương trong doanh nghiệp.
1.1.1.Bản
chất và chức năng của tiền lương
Tiền
lương là biểu hiện bằng tiền phần sản phẩm xã hội trả cho người lao động tương
ứng với thời gian chất lượng và kết quả lao động mà họ đã cống hiến. Như vậy
tiền lương thực chất là khoản trù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động
trong thời gian mà họ cống hiến cho doanh nghiệp. Tiền lương có thể biểu hiện
bằng tiền hoặc bằng sản phẩm. Tiền lương có chức năng vô cùng quan trọng nó là
đòn bẩy kinh tế vừa khuyến khích người lao động chấp hành kỷ luật lao động, đảm
bảo ngày công, giờ công, năng suất lao động, vừa tiết kiệm chi phí về lao động,
hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
1.1.2 . Vai
trò và ý nghĩa của tiền lương
1.1.2.1.Vai
trò của tiền lương
Tiền
lương có vai trò rất to lớn nó làm thoả mãn nhu cầu của người lao động. Vì tiền
lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, người lao động đi làm cốt
là để cho doanh nghiệp trả thù lao cho họ bằng tiền lương để đảm bảo cuộc sống
tối thiểu cho họ. Đồng thời đó cũng là khoản chi phí doanh nghiệp bỏ ra trả cho
người lao động vì họ đã làm ra sản phẩm cho doanh nghiệp. Tiền lương có vai trò
như một nhịp cầu nối giữa người sử dụng lao động với người lao động. Nếu tiền
lương trả cho người lao động không hợp lý sẽ làm cho ngưòi lao động không đảm
bảo ngày công và kỉ luật lao động cũng như chất lượng lao động. Lúc đó doanh
nghiệp sẽ không đạt được mức tiết kiệm chi phí lao động cũng như lợi nhuận cần
có được để doanh nghiệp tồn tại lúc này cả hai bên đều không có lợi. Vì vậy
việc trả lương cho người lao động cần phải tính toán một cách hợp lý để cả hai
bên cùng có lợi đồng thời kích thích người lao động tự giác và hăng say lao
động.
1.1.2.2 . Ý nghĩa của tiền lương
Tiền
lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động. Ngoài ra người lao động còn
được hưởng một số nguồn thu nhập khác như: Trợ cấp BHXH, tiền thưởng, tiền ăn
ca… Chi phí tiền lương là một phận chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm, dịch
vụ cho doanh nghiệp sản xuất ra. Tổ chức sử dụng lao động hợp lý, hạch toán tốt
lao động, trên cở sở đó tính đúng thù lao lao động, thanh toán kịp thời tiền
lương và các khoản liên quan từ đó kích thích người lao động quan tâm đến thời
gian, kết quả và chất lượng lao động, chấp hành tốt kỷ luật lao động, nâng cao
năng suất lao động, góp phần tiết kiện chi phí về lao động sống, hạ giá thành
sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp đồng thời tạo điều kiện nâng cao đời
sống vật chất, tinh thần cho người lao động.
1.1.3. Các nhân tố ảnh
hưởng tới tiền lương
Giờ công, ngày công lao động, năng suất lao
động, cấp bậc hoặc chức danh, thang lương quy định, số lượng, chất lượng sản
phẩm hoàn thành, độ tuổi, sức khoẻ, trang thiết bị kỹ thuật đều là những nhân
tố ảnh hưởng đến tiền lương cao hay thấp
+Giờ công: Là số giờ mà người lao động phải làm việc theo
quy định.
Ví Dụ: 1 ngày công phải đủ 8 giờ… nếu
làm không đủ thì nó có ảnh hưởng rất lớn đến sản xuất sản phẩm, đến năng suất
lao động và từ đó ảnh hưởng đến tiền lương của người lao động.
+Ngày công: Là nhân tố ảnh hưởng rất
lớn đến tiền lương của người lao động, ngày công quy định trong tháng là 22
ngày. Nếu người lao động làm thay đổi tăng hoặc giảm số ngày lao việc thì tiền
lương của họ cũng thay đổi theo.
+Cấp bậc, Chức danh: Căn cứ vào mức lương cơ bản của các cấp bậc, chức
vụ, chức danh mà CBCNV hưởng lương theo hệ số phụ cấp cao hay thấp theo quy
định của nhà nước do vậy lương của CBCNV cũng bị ảnh hưỏng rất nhiều.
+Số lượng chất lượng hoàn thành cũng
ảnh hưởng rất lớn đến tiền lương. Nếu làm được nhiều sản phẩm có chất lượng tốt
đúng tiêu chuẩn và vượt mức số sản phẩm được giao thì tiền lương sẽ cao. Còn
làm ít hoặc chất lượng sản phẩm kém thì tiền lương sẽ thấp.
+Độ tuổi và sức khoẻ cũng ảnh hưởng
rất ảnh hưởng rất lớn đến tiền lương. Nếu cùng 1 công việc thì người lao động ở
tuổi 30 – 40 có sức khoẻ tốt hơn và làm tốt hơn những người ở độ tuổi 50 – 60.
+Trang thiết bị, kỹ thuật, công nghệ
cũng ảnh hưởng rất lớn tới tiền lương. Với 1 trang thiết bị cũ kỹ và lạc hậu
thì không thể đem lại những sản phẩm có chất lượng cao và cũng không thể đem
lại hiệu quả sản xuất như những trang thiết bị kỹ thuật công nghệ tiên tiến
hiện đại được. Do vậy ảnh hưởng tới số lượng và chất lượng sản phẩm hoàn thành
cũng từ đó nó ảnh hưởng tới tiền lương.
1.2. Các hình thức tiền lương trong
Doanh Nghiệp
1.2.1. Hình
thức tiền lương theo thời gian: Tiền lương trả cho người lao động tính theo
thời gian làm việc, cấp bậc hoặc chức danh và thang lương theo quy định theo 2
cách: Lương thời gian giản đơn và lương thời gian có thưởng
- Lương thời gian giản đơn được chia
thành:
+Lương tháng: Tiền lương trả
cho người lao động theo thang bậc lương quy định gồm tiền lương cấp bặc và các
khoản phụ cấp (nếu có). Lương tháng thường được áp dụng trả lương nhân viên làm
công tác quản lý hành chính, quản lý kinh tế và các nhân viên thuộc các ngành
hoạt động không có tính chất sản xuất.
+Lương ngày: Được tính bằng
cách lấy lương tháng chia cho số ngày làm việc theo chế độ. Lương ngày làm căn
cứ để tính trợ cấp BHXH phải trả CNV, tính trả lương cho CNV trong những ngày
hội họp, học tập, trả lương theo hợp đồng.
+Lương giờ: Được tính bằng
cách lấy lương ngày chia cho số giờ làm việc trong ngày theo chế độ. Lương giờ
thường làm căn cứ để tính phụ cấp làm thêm giờ.
- Lương thời gian có thưởng: là hình thức tiền lương thời gian
giản đơn
kết hợp với chế độ tiền thưởng trong
sản xuất.
Hình thức tiền lương thời gian mặc dù
đã tính đến thời gian làm việc thực tế, tuy nhiên nó vẫn còn hạn chế nhất định
đó là chưa gắn tiền lương với chất lượng và kết quả lao động, vì vậy các doanh
nghiệp cần kết hợp với các biện pháp khuyến khích vật chất, kiểm tra chấp hành
kỷ luật lao động nhằm tạo cho người lao động tự giác làm việc, làm việc có kỷ
luật và năng suất cao.
1.2.2.
Hình thức tiền lương theo sản phẩm
Hình thức lương theo sản phẩm là
tiền lương trả cho người lao động được tính theo số lượng, chất lượng của sản
phẩm hoàn thành hoặc khối lượng công việc đã làm xong được nghiệm thu. Để tiến
hành trả lương theo sản phẩm cần phải xây dựng được định mức lao động, đơn giá
lương hợp lý trả cho từng loại sản phẩm, công việc được cơ quan có thẩm quyền
phê duyệt, phải kiểm trả, nghiệm thu sản phẩm chặt chẽ.
1.2.2.1.
Theo sản phẩm trực tiếp: Là hình thức
tiền lương trả cho người lao động được tính
theo số lượng sản lượng hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất và đơn giá lương sản phẩm. Đây là hình thức được các
doanh nghiệp sử dụng phổ biến để tính lương phải trả cho CNV trực tiếp sản xuất
hàng loạt sản phẩm.
+ Trả lương theo sản phẩm có thưởng:
Là kết hợp trả lưong theo sản phẩm trực tiếp hoặc gián tiếp và chế độ tiền
thưởng trong sản xuất ( thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng tăng suất lao động,
năng cao chất lượng sản phẩm ).
+ Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến:
Theo hình thức này tiền lương trả cho người lao động gồm tiền lương tính theo
sản phẩm trực tiếp và tiền lương tính theo tỷ lệ luỹ tiến căn cứ vào mức độ
vượt định mức lao động của họ. Hình thức này nên áp dụng ở những khâu sản xuất
quan trọng, cần thiết phải đẩy nhanh tiến độ sản xuất hoặc cần động viên công
nhân phát huy sáng kiến phá vỡ định mức lao động.
1.2.2.2. Theo sản phẩm
gián tiếp: Được áp dụng để trả lương cho công nhân làm các công việc phục
vụ sản xuất ở các bộ phận sản xuất như: công nhân vận chuyển nguyên vật liệu,
thành phẩm, bảo dưỡng máy móc thiết bị. Trong trường hợp này căn cứ vào kết quả sản xuất của lao động trực tiếp
để tính lương cho lao động phục vụ sản xuất.
` 1.2.2.3. Theo khối lượng công việc: Là hình thức tiền lương trả theo sản
phẩm áp dụng cho những công việc lao động đơn giản, công việc có tính chất đột
xuất như: khoán bốc vác, khoán vận chuyển nguyên vật liệu, thành phẩm.
1..2.4. Các hình thức đãi ngộ khác ngoài tiền lương: Ngoài tiền lương, BHXH,
công nhân viên có thành tích trong sản xuất, trong công tác được hưởng khoản
tiền thưởng, việc tính toán tiền lương căn cứ vào quyết định và chế độ khen
thưởng hiện hành
Tiền
thưởng thi đua từ quỹ khen thưởng, căn cứ vào kết quả bình xét A,B,C và hệ số
tiền thưởng để tính.
Tiền
thưởng về sáng kiến nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, tăng năng
suất lao động căn cứ vào hiệu quả kinh tế cụ thể để xác định.
1.3. Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, quỹ
BHYT,và KPCĐ
1.3.1 Quỹ tiền lương: Là toàn bộ số tiền lương
trả cho số CNV của doanh nghiệp do doanh nghiệp quản lý, sử dụng và chi trả
lương. Quỹ tiền lương của doanh nghiệp gồm:
- Tiền lương trả cho người lao động
trong thời gian làm việc thực tế và các khoản phụ cấp thường xuyên như phụ cấp
làm đêm, thêm giờ, phụ cấp khu vực….
- Tiền lương trả cho người lao động
trong thời gian ngừng sản xuất, do những nguyên nhân khách quan, thời gian nghỉ
phép.
- Các khoản phụ cấp thường xuyên: phụ
cấp học nghề, phụ cấp thâm niên, phụ cấp
làm đêm, thêm giờ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp dạy nghề, phụ
cấp công tác lưu động, phụ cấp cho những người làm công tác khoa học- kỹ thuật
có tài năng.
- Về phương diện hạch toán kế toán,
quỹ lương của doanh nghiệp được chia thành 2 loại : tiền lương chính, tiền
lương phụ.
+ Tiền
lương chính: Là tiền lương trả cho người
lao động trong thời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính: gồm tiền lương cấp bậc,
các khoản phụ cấp.
+ Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho người lao động trong
thời gian họ thực hiện nhiệm vụ chính của họ, thời gian người lao động nghỉ
phép, nghỉ lễ tết, ngừng sản xuất được hưởng lương theo chế độ.
Trong công tác hạch toán kế toán tiền
lương chính của công nhân sản xuất được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất
từng loại sản phẩm, tiền lương phụ của công nhân sản xuất được hạch toán và
phân bổ gián tiếp vào chi phí sản xuất các loại sản phẩm có liên quan theo tiêu
thức phân bổ thích hợp.
1.3.2. Quỹ bảo hiểm xã hội
Quỹ BHXH là khoản tiền được trích lập theo tỉ lệ quy định là
20% trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên của
doanh nghiệp nhằm giúp đỡ họ về mặt tinh thần và vật chất trong các trường hợp
CNV bị ốm đau, thai sản, tai nạn, mất sức lao động…
Quỹ BHXH được hình thành do việc trích lập theo tỷ lệ quy
định trên tiền lương phải trả CNV trong kỳ, Theo chế độ hiện hành, hàng tháng
doanh nghiệp tiến hành trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ 20% trên tổng số tiền
lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng, trong đó 15% tính vào chi
phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động, 5% trừ vào lương
của người lao động.
Quỹ BHXH được trích lập nhằm trợ cấp công nhân
viên có tham gia đóng góp quỹ trong trường hợp họ bị mất khả năng lao động, cụ
thể:
- Trợ cấp công nhân viên ốm đau, thai
sản.
- Trợ cấp công nhân viên khi bị tai
nạn lao động hay bệnh nghề nghiệp.
- Trợ cấp công nhân viên khi về hưu,
mất sức lao động.
-
Chi công tác quản lý quỹ BHXH
Theo chế độ hiện hành, toàn bộ số
trích BHXH được nộp lên cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm để chi trả các trường hợp
nghỉ hưu, nghỉ mất sức lao động.
Tại doanh nghiệp hàng tháng doanh nghiệp trực tiếp chi trả
BHXH cho CNV bị ốm đau, thai sản…Trên cơ sở các chứng từ hợp lý hợp lệ. Cuối
tháng doanh nghiệp, phải thanh quyết toán với cơ quan quản lý quỹ BHXH.
1.3.3 Quỹ Bảo Hiểm Y Tế
Quỹ BHYT là khoản tiền được tính toán và trích
lập theo tỉ lệ quy định là 3% trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho toàn bộ
cán bộ công nhân viên của công ty nhằm phục vụ, bảo vệ và chăm sóc sức khoẻ cho
người lao động. Cơ quan Bảo Hiểm sẽ thanh toán về chi phí khám chữa bệnh theo
tỉ lệ nhất định mà nhà nước quy định cho những người đã tham gia đóng bảo hiểm.
Quỹ BHYT được hình thành từ việc
trích lập theo tỷ lệ quy định trên tiền lương phải trả công nhân viên trong kỳ.
Theo chế độ hiện hành, doanh nghiệp trích quỹ BHXH theo tỷ lệ 3% trên tổng số
tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng, trong đó 2% tính vào
chi phí sản xuất kinh doanh của các đối
tượng sử dụng lao động, 1% trừ vào lương của người lao động. Quỹ BHYT được
trích lập để tài trợ cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt
động khám chữa bệnh.
Theo chế độ hiện hành, toàn bộ quỹ
BHYT được nộp lên cơ quan chuyên môn chuyên trách để quản lý và trợ cấp cho
người lao động thông qua mạng lưới y tế.
1.3.4. Kinh phí công
đoàn:
Kinh Phí Công Đoàn là khoản tiền
được trích lập theo tỷ lệ là 2% trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho toàn
bộ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi chính
đáng cho người lao động đồng thời duy trì hoạt của công đoàn tại doanh nghiệp.
Theo
chế độ hiện hành hàng tháng doanh nghiệp trích 2% kinh phí công đoàn trên tổng
số tiền lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng và tính hết vào chi
phí sản xuất kinh doanh của các đối tượng sử dụng lao động. Toàn bộ số kinh phí
công đoàn trích được một phần nộp lên cơ quan công đoàn cấp trên, một phần để
lại doanh nghiệp để chi tiêu cho hoạt động công đoàn tại doanh nghiệp. Kinh phí
công đoàn được trích lập để phục vụ chi tiêu cho hoạt động của tổ chức công
đoàn nhằm chăm lo, bảo vệ quyền lợi cho người lao động.
1.4. Yêu cầu và nhiệm vụ hạch toán
tiền lương và các khoản trích theo lương.
Để phục vụ sự điều hành và quản lý lao động,
tiền lương có hiệu quả, kế toán lao
động, tiền lương trong doanh nghiệp sản xuất phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
-Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác,
kịp thời, đầy đủ số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động.Tính đúng
và thanh toán kịp thời, đầy đủ tiền lương và các khoản liên quan khác cho người
lao động trong doanh nghiệp. Kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động,
việc chấp hành chính sách chế độ về lao
động, tiền lương, tình hình sử dụng quỹ tiền lương
- Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực
hiện đầy đủ, đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động, tiền lương. Mở sổ thẻ kế
toán và hạch toán lao động, tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp.
- Tính toán phân bổ chính xác, đúng
đối tượng chi phí tiền lương, các khoản theo lương vào chi phi sản xuất kinh
doanh của các bộ phận, đơn vị sử dụng lao động.
-Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng lao
động, quỹ tiền lương, đề xuất biện pháp khai thác có hiệu quả tiềm năng lao
động trong doanh nghiệp.
1.5 Hạch toán chi tiết tiền lương và
các khoản trích theo lương
1.5.1. Hạch
toán số lượng lao động: Căn cứ vào chứng từ ban đầu là bảng chấm công hàng
tháng tại mỗi bộ phận, phòng ban, tổ, nhóm gửi đến phòng kế toán để tập hợp và
hạch toán số lượng lao động trong tháng đó tại doanh nghiệp và cũng từ bảng
chấm công kế toán có thể nắm được từng ngày có bao nhiêu người làm việc, bao
nhiêu người nghỉ với lý do gì.
Hằng ngày tổ trưởng hoặc người có
trách nhiệm sẽ chấm công cho từng người tham gia làm việc thực tế trong ngày
tại nơi mình quản lý sau đó cuối tháng các phòng ban sẽ gửi bảng chấm công về
phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán tiền lương sẽ tập hợp và hạch toán số
lượng công nhân viên lao động trong tháng.
1.5.2. Hạch
toán thời gian lao động:
Chứng từ để hạch toán thời gian lao
động là Bảng Chấm Công
Bảng Chấm Công là bảng tổng hợp dùng
để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ bảo hiểm xã
hội của từng người cụ thể và từ đó để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội
trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong doanh nghiệp.
Hằng ngày tổ trưởng (phòng, ban,
nhóm…) hoặc người được uỷ quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình
quản lý để chấm công cho từng người trong ngày và ghi vào các ngày tương ứng
trong các cột từ 1 đến 31 theo các kí hiệu quy định trong bảng. Cuối tháng
người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm
công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội… về bộ
phận kế toán kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để tính lương và bảo hiểm xã hội.
Kế toán tiền lương căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người rồi tính ra
số ngày công theo từng loại tương ứng để ghi vào các cột 32, 33, 34, 35, 36.
Ngày công quy định là 8 giờ nếu giờ còn lẻ thì đánh thêm dấu phẩy ví dụ: 24
công 4 giờ thì ghi 24,4
Bảng Chấm Công có thể chấm công tổng
hợp: Chấm công ngày và chấm công giờ, chấm công nghỉ bù nên tại phòng kế toán
có thể tập hợp tổng số liệu thời gian
lao động của từng người. Tuỳ thuộc vào điều kiện, đặc điểm sản xuất, công tác
và trình độ hạch toán đơn vị có thể sử dụng một trong các phương pháp chấm công
sau đây:
Chấm công ngày: Mỗi khi người lao
động làm việc tại đơn vị hoặc làm việc khác như họp…thì mỗi ngày dùng một ký
hiệu để chấm công trong ngày đó.
Chấm công theo giờ: Trong ngày người
lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo các ký hiệu đã quy định và
ghi số giờ công việc thực hiện công việc đó bên cạnh ký hiệu tương ứng.
Chấm công nghỉ bù: Chỉ áp dụng trong
trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm
thêm.
1.5.3.Hạch toán kết quả lao động: Căn cứ vào phiếu xác nhận sản phẩm hoặc
công việc hoàn thành. Do phiếu là chứng từ xác nhận số lượng sản phẩm hoặc công
việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động nên nó làm cơ sở để kế
toán lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động. Phiếu
này được lập thành 02 liên: 1 liên lưu và 1 liên chuyển đến kế toán tiền lương
để làm thủ tục thanh toán cho người lao động và phiếu phải có đầy đủ chữ ký của
người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng và người duyệt.
Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành
được dùng trong trường hợp doanh nghiệp áp dụng theo hình thức lương trả theo
sản phẩm trực tiếp hoặc lương khoán theo khối lượng công việc. Đây là những
hình thức trả lương tiến bộ nhất đúng nguyên tắc phân phối theo lao động, nhưng
đòi hỏi phải có sự giám sát chặt chẽ và kiểm tra chất lượng sản phẩm một cách
nghiêm ngặt.
1.5.4.Hạch
toán tiền lương cho người lao động: Căn cứ vào bảng chấm công để biết thời
gian động cũng như số ngày công lao động của người sau đó tại từng phòng ban,
tổ nhóm lập bảng thanh toán tiền lương cho từng người lao động ngoài Bảng Chấm
Công ra thì các chứng từ kèm theo là bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận
thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành.
Bảng thanh
toán tiền lương: Là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương phụ cấp cho người
lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong
các đơn vị sản xuất kinh doanh đồng thời là căn cứ để thống kê
về lao động tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng
theo từng bộ phận ( phòng, ban, tổ, nhóm…) tương ứng với bảng chấm công.
Cơ
sở lập bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ về lao động như: Bảng chấm
công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công
việc hoàn thành. Căn cứ vào các chứng từ liên quan, bộ phận kế toán tiền lương
lập bảng thanh toán tiền lương, chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ
lập phiếu chi và phát lương. Bảng này được lưu tại phòng kế toán. Mỗi lần lĩnh
lương, người lao động phải trực tiếp vào cột “ ký nhận” hoặc người nhận hộ phải
ký thay.
Từ Bảng thanh toán tiền lương và các chứng từ
khác có liên quan kế toán tiền lương lập Bảng phân bổ tiền lương và các khoản
trích theo lương
1.6.Hạch toán tổng hợp và các
khoản trích theo lương
1.6.1.Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT,KPCĐ
Các chứng từ ban đầu hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động tiền
lương gồm các biểu mẫu sau:
Mẫu số 01-LĐTL Bảng chấm công
Mẫu số 02-LĐTL Bảng thanh toán tiền lương
Mẫu số 03-LĐTL Phiếu nghỉ ốm hưởng bảo hiểm xã hội
Mẫu số 04-LĐTL Danh sách người lao động hưởng BHXH
Mẫu số 05-LĐTL Bảng thanh toán tiền thưởng
Mẫu số 06-LĐTL Phiếu xác nhận SP hoặc công việc hoàn chỉnh
Mẫu số 07-LĐTL Phiếu báo làm thêm giờ
Mẫu số 08-LĐTL Hợp đồng giao khoán
Mẫu số 09-LĐTL Biên bản điều tra tai nạn lao động
1.6.2. Kế
toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
1.6.2.1. Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 334- Phải trả
công nhân viên . Và tài khoản TK 338- Phải trả, phải nộp khác.
+ TK 334 phản ánh các khoản phải trả công nhân viên và tình hình thanh
toán các khoản đó( gồm: tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản thuộc thu
nhập của công nhân viên)
Kết cấu của TK 334- Phải trả CNV
Bên Nợ
+ Các khoản tiền lương( tiền công) tiền thưởng và các khoản khác đã trả
đã ứng trước cho CNV
+ Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của CNV
Bên Có:
+Các khoản tiền lương( tiền công) tiền thưởng và các khoản khác phải trả CNV
Dư có: Các khoản tiền lương(
tiền công) tiền thưởng và các khoản khác còn phải trả CNV
Dư nợ: (cá biệt) Số tiền đã
trả lớn hơn số tiền phải trả
+ Tài khoản 338- Phải trả, phải nộp
khác : Dùng để phản ánh các khoản phải trả, phải nộp cho cơ quan quản lý, tổ
chức đoàn thể xã hội.
Kết cấu của tài khoản 338- Phải trả,
phải nộp khác.
Bên Nợ:
+ Kết chuyển
giá trị tài sản thừa vào các tài khoản khác có liên quan.
+ BHXH phải
trả công nhân viên.
+ Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị.
+ Số BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan
quản lý.
+ Kết chuyển doanh thu nhận trước sang TK
511.
+ Các khoảnđã trả, đã nộp khác.
Bên Có:
+ Giá trị
tài sản thừa chờ giải quyết ( chưa xác định rõ nguyên nhân).
+ Giá trị
tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể trong và ngoài đơn Vị.
+ Trích
BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
+ BHXH, BHYT
trừ vào lương công nhân viên.
+ BHXH,
KPCĐ vượt chi được cấp bù.
+ Các khoản
phải trả phải nộp khác.
Dư Có :
+ Số tiền
còn phải trả, phải nộp khác.
+ Giá trị
tài sản thừa còn chờ giải quyết.
Dư Nợ : ( Nếu có ) Số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp.
TK
338 có 6 tài khoản cấp 2
3381 – Tài sản thừa chờ giải
quyết.
3382 – Kinh phí công đoàn.
3383 – BHXH.
3384 – BHYT.
3387 – Doanh thu nhận trước.
3388 – Phải trả, phải nộp khác.
1.6.2.2. Phương pháp hạch toán tiền lương và các
khoản trích theo lương
Hàng tháng căn cứ vào Bảng thanh toán tiền
lương và các chứng từ liên quan khác kế toán tổng hợp số tiền lương phải trả công nhân viên và phân
bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng sử dụng lao động, việc
phân bổ thực hiện trên “ Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”. Kế toán ghi:
Nợ TK 622- Chi phí nhân công trực tiếp
Nợ TK 627 -Chi phí sản xuất chung
Nợ TK 641-Chi phí bán hàng
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 241-XDCB dở dang
Có TK
334-Phải trả công nhân viên
Tính tiền thưởng phải trả công nhân
viên trong tháng, kế toán ghi:
+Trường hợp thưởng cuối năm, thưởng thường kỳ:
Nợ TK 431- Quỹ khen thưởng, phúc lợi
Có TK 334- Phải trả công nhân
viên
+Trường hợp thưởng sáng kiến cải tiến
kỹ thuật, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng năng suất lao động:
Nợ TK 642- Chi phí quản lý doanh
nghiệp
Có TK 334- Phải trả công nhân
viên
Tiền ăn ca phải trả cho người lao động
tham gia vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:
Nợ TK 622, 627,
641, 642…
Có TK
334 : Phải trả CNV
Các khoản khấu trừ vào lương của CNV:
khoản tạm ứng chi không hết khoản bồi
thường vật chất, BHXH, BHYT Công Nhân
Viên phải nộp, thuế thu nhập phải nộp ngân sách nhà nước, ghi:
Nợ TK 334- Phải trả công nhân viên
Có TK 141- Tạm ứng
Có TK 138 -Phải thu khác
Có TK 338- Phải trả, phải nộp khác
Có TK 333- Thuế và các khoản phải nộp cho nhà
nước
Hàng tháng căn cứ vào tổng số tiền lương phải trả công nhân
viên trong tháng kế toán trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định tính vào
chi phí sản xúât kinh doanh của các bộ phận sử dụng lao động:
Nợ TK 622 - Chi phí nhân công
trực tiếp.
Nợ TK 627 - Chi phí sán xuất
chung
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 - chi phí quản lý doanh
nghiệp
Có TK 338 - Phải trả,
phải nộp khác.
BHXH, BHYT khấu trừ vào tiền lương công nhân
viên:
Nợ TK 334 – Phải trả công nhân
viên
Có TK 338 - Phải trả,
phải nộp khác.
Tính trợ cấp BHXH phải trả công nhân viên khi CNV bị ốm đau,
thai sản:
Nợ TK 338(3383) - Phải trả, phải
nộp khác.
Có TK 334 – Phải trả
công nhân viên.
Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ
cho cơ quan chuyên trách.
Nợ TK 338-- Phải trả, phải nộp
khác.
Có TK 111, 112.
Khi chi tiêu sử dụng kinh phí công đoàn tại doanh nghiệp:
Nợ TK 338(3382) - Phải trả, phải
nộp khác.
Có TK 111- Tiền mặt.
Thanh toán tiền lương và các khoản khác cho công nhân viên:
Nợ TK 334- Phải trả công nhân
viên
Có TK 111- Tiền mặt
1.7. Hình thức sổ kế toán: Đối với mỗi doanh nghiệp thì việc
áp dụng hình thức sổ kế toán là hoàn toàn khác nhau có thể áp dụng một trong
bốn hình thức sau:
- Nhật Ký Chung
- Nhật Ký Sổ Cái
-
Chứng Từ Ghi Sổ
-
Nhật Ký Chứng Từ
+ Nhật
Ký Chung: Là hình thức kế toán đơn giản số lượng sổ sách gồm: Sổ nhật ký,
sổ cái và các sổ chi tiết cần thiết. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất
cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký,
mà trọng tâm là sổ Nhật Ký Chung theo trình tự thời gian phát sinh và định
khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi
vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+Nhật Ký Sổ Cái:
Là hình thức kế toán trực tiếp, đơn giản bởi đặc trưng về số lượng sổ, loại sổ,
kết cấu sổ, các loại sổ cũng như hình
thức Nhật Ký Chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán này là: Các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội
dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký –
Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ gốc hoặc Bảng
tổng hợp chứng từ gốc.
+ Nhật Ký Chứng Từ:
Hình thức này có đặc trưng riêng về số lượng và loại sổ. Trong hình thức Nhật
Ký Chứng Từ có 10 Nhật Ký Chứng Từ, được đánh số từ Nhật Ký Chứng Từ số 1-10.
Hình thức kế toán này nó tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ
kinh tế đó theo tài khoản đối ứng Nợ. Nhật Ký Chứng Từ kết hợp chặt chẽ việc
ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với các nghiệp
vụ theo nội dung kinh tế và kết hợp việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi
tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
+ Chứng từ ghi sổ:
Là hình thức kế toán Chứng Từ Ghi Sổ được hình thành sau các hình thức Nhật Ký
Chung và Nhật Ký Sổ Cái. Nó tách việc ghi Nhật Ký với việc ghi sổ cái thành 2
bước công việc độc lập, kế thừa để tiện cho phân công lao động kế toán, khắc
phục những bạn chế của hình thức Nhật Ký Sổ Cái. Đặc trưng cơ bản là căn cứ
trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng Từ Ghi Sổ. Chứng từ này do kế
toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng
loại, có cùng nội dung kinh tế. Tại Công ty SXTM và Dịch Vụ Phú Bình hình thức
kế toán được áp dụng là: Chứng Từ Ghi Sổ.
Số lượng và các loại sổ dùng trong hình thức chứng từ- ghi
sổ sử dụng các sổ tổng hợp chủ yếu sau:
- Sổ chứng từ- Ghi sổ – Sổ nhật ký tài
khoản
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ- Nhật ký
tổng quát
- Sổ cái tài khoản- Sổ tổng hợp cho
từng tài khoản
-Sổ chi tiết cho một số đối tượng
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét